Электронный документооборот позволит выполнять административные процедуры быстрее и проще

Нельзя представить себе иную область, столь подверженную стремительным изменениям, как информационно-коммуникационные технологии. Семимильными шагами идет прогресс, ежедневно появляются новинки программного обеспечения, технологические новшества, умные гаджеты, призванные облегчить, упростить и украсить нашу жизнь.

Много интересных и полезных идей в сфере ИКТ в масштабе целого государства заложены в «Национальную программу ускоренного развития услуг в области информационных технологий на 2011-2015 годы», которая реализуется сегодня в Беларуси и направлена на формирование в нашей стране электронного правительства. Цель программы – переход к электронному общению государства с гражданами и бизнесом, что позволит выполнять административные процедуры проще, быстрее и дешевле.

Для того, чтобы воплотить такую важную идею в жизнь, необходим ряд предпосылок, среди которых ключевой выступает переход на электронный документооборот всех государственных органов и организаций, ведь электронное правительство не может функционировать без системы электронного документооборота государственного управления, основанной на автоматизации всей совокупности управленческих процессов в масштабе страны.

На сегодняшний день электронный документооборот стал не просто средством оптимизации внутренних процессов организации, а насущной необходимостью в условиях жесткой конкуренции. Именно автоматизация документооборота и управления информацией дает новые возможности любой организации по ускорению работы, позволяет опередить конкурентов при принятии как оперативных, так и стратегических решений.

Использование электронного документооборота позволяет сократить временные и финансовые затраты делопроизводства в значительном объеме. Используя систему электронного документооборота значительно проще выполнять своевременную обработку всех требуемых документов, осуществление контроля качества выполняемой работы на всех стадиях движения документа, отслеживание местонахождения документов на любой стадии, контроль выполнения задач.

Кроме того, использование электронного документооборота предполагает защиту передаваемых документов посредством подписания документов электронной цифровой подписью, а также сокращение расходов на бумагу.

Очень важным аспектом электронного взаимодействия является дебюрократизация госаппарата. Чиновник, работающий в системе электронного документооборота, не может отложить или забыть о каком-то письме или документе, потому что предусмотрены определенные сроки выполнения задачи, и эти сроки прозрачны. В конце месяца каждый госслужащий будет составлять отчет, где будет отражаться объективная картина результативности его работы – какие задачи выполнены, какие нет. И если невыполненные задачи будут переходить из месяца в месяц, встанет вопрос о компетентности такого сотрудника.

В нашей стране на уровне Главы Государства приняты решения о полномасштабном внедрении электронного документооборота. Указ Президента Республики Беларусь от 04.04.2013 №157 «О внесении изменений и дополнений в некоторые указы Президента Республики Беларусь» разработан в развитие Указа Президента Республики Беларусь №515 в целях совершенствования межведомственного информационного взаимодействия госорганов и иных госорганизаций в части поэтапного подключения ведомственных систем электронного документооборота, а также повышения качества и доступности электронных услуг. В соответствии с Указом №157 переход на электронный документооборот государственных органов и организаций должен завершиться в нашей стране в текущем году.

Для того, чтобы электронный документооборот не ограничивался стенами одного ведомства, чтобы реализовать возможность обмена электронными документами между разными инстанциями, в Беларуси функционирует система межведомственного документооборота государственных органов (СМДО).

Масштабная работа по налаживанию механизмов межведомственного информационного взаимодействия различных структур на пользу не только чиновникам, но и простым гражданам. Наши ближайшие соседи – Россия, Казахстан, Эстония – провели долгую и кропотливую работу по созданию инструментов электронного взаимодействия граждан и государства, зато результат налицо – зарегистрировать автомобиль или получить загранпаспорт можно без посещения соответствующих ведомств, направив лишь электронный запрос.

Эти и другие полезные услуги не являются фантастикой и для Беларуси, но для того, чтобы мы по «клику» могли воспользоваться различными электронными сервисами, необходимо обеспечить ведомства оперативными инструментами реагирования, которые позволят без промедления пустить наш запрос в работу. Одним из этих инструментов и является СМДО – механизм, обеспечивающий движение различных электронных документов между ведомствами.

Семь месяцев отделяют белорусские ведомства от исполнения поручений Главы Государства о внедрении ведомственных систем электронного документооборота (ВСЭД). Выбирая ту или иную систему, необходимо помнить о ее обязательной совместимости с СМДО. На сегодняшний день 18 компаний-разработчиков ВСЭД обеспечили необходимую интеграцию, проведя тестирование в технологической среде СМДО.

Любая организация может приобрести программную часть напрямую у разработчика либо воспользоваться услугой Национального центра электронных услуг, общим для всех должен быть только формат обмена данными и электронная цифровая подпись.

Есть ряд преимуществ работы с НЦЭУ:

экономия затратных средств – не нужно закупать, устанавливать и обслуживать дорогостоящее оборудование и программное обеспечение, а также содержать в штате работников, занимающихся поддержкой системы, ведь система электронного документооборота располагается на инфраструктуре и ресурсах НЦЭУ;

обеспечение безопасности и сохранности данных – для организации работы используются защищенные каналы связи;

приобретение за счет бюджетных средств осуществляется с применением процедуры закупки из одного источника;

в пакет услуг НЦЭУ входит интеграция с СМДО.

В заключение хочется отметить, что сегодня мы наблюдаем настоящую революцию в умах: как в свое время электрификация всей страны или прокладка железной дороги вызывали бурю разносторонних эмоций и неприятия, так и нынешняя ситуация с электронным документооборотом порой вызывает внутренний протест, боязнь нового, нежелание менять свои глубинные привычки: ведь бумажная документация якобы надежно сохраняет все данные, все удобно расположено по папкам, не нужна переподготовка специалистов и т.д.

Порой психологические мотивы работают не на пользу развитию, но время неумолимо, и прогресс призывает нас двигаться вперед: необходимо активизировать работу по внедрению ведомственных систем электронного документооборота, подключению их к СМДО, и не за горами окажется тот день, когда исчезнут очереди у кабинетов чиновников, а Беларусь встанет на одну линейку с мировыми лидерами в области электронного правительства.