Как нотариально заверить копию документа

При подаче в какую-либо организацию пакета документов в списке требований часто встречается формулировка «нотариально засвидетельствованная копия паспорта, диплома об образовании, свидетельства о рождении, браке и других». Во многих случаях такая копия будет иметь такую же юридическую силу, что и оригинал. Но как её правильно заверить?

Нотариально засвидетельствовать верность копий документов и выписок из них могут:

- нотариусы;

- должностные лица загранучреждений (дипломатические агенты дипломатических представительств Республики Беларусь в случае выполнения консульских функций дипломатическими представительствами Республики Беларусь и консульские должностные лица консульских учреждений Республики Беларусь);

- уполномоченные должностные лица местных исполнительных и распорядительных органов (кроме оформления копий документов, предназначенных для действия за пределами Республики Беларусь).

Верность копий документов и выписок из них свидетельствуется, если…

Документ не противоречит законодательству.

Например, не могут быть засвидетельствованы копии доверенности, не содержащей даты её выдачи, доверенности на дарение имущества без указания одаряемого и предмета дарения, договора дарения от имени гражданина, признанного недееспособным его законными представителями.

Документ имеет юридическое значение и обязательные для него реквизиты.

Юридическое значение могут иметь самые различные документы при защите гражданами и юридическими лицами своих прав и законных интересов для доказательства каких-либо фактов. Причём для придания юридической силы необходимо наличие обязательных реквизитов: наименование органа, организации, выдавших документ, дата, печать, подпись и другое.

Свидетельствование верности копий документов и выписок из документов законодательством не запрещено.

Не свидетельствуются копии документов с не подлежащими разглашению сведениями, имеющими гриф «секретно» или «совершенно секретно», или когда в тексте содержится отметка о запрещении свидетельствования копии с него. Также не подлежат свидетельствованию копии брошюр, газетных публикаций и других печатных изданий, копии с документов, представляющих изложение сделки, заключённой между физическими лицами или с их участием, в простой письменной форме. Не допускается свидетельствование верности копий с документов, выданных органами, регистрирующими акты гражданского состояния и архивами органов, регистрирующих акты гражданского состояния, управлений юстиции облисполкомов, Мингорисполкома, если в них имеются исправления, в том числе оговоренные.

Особенности свидетельствования верности копий документов и выписок из них.

Верность копии или выписки из документа, исходящего от гражданина, свидетельствуется только при условии, что подлинность подписи гражданина засвидетельствована нотариально.

Верность копии приложения к диплому, выданного в виде выписки итоговых отметок (выписки из зачётно-экзаменационных ведомостей, зачётной ведомости), свидетельствуется только при предъявлении диплома.

Для свидетельствования верности копии документа на иностранном языке необходимо наличие нотариально засвидетельствованного перевода на русский (белорусский) язык.

Свидетельствование верности выписки из документа осуществляется тогда, когда оригинал содержит решения нескольких отдельных, не связанных между собой вопросов. В выписке отражается полный текст части документа по определённому вопросу и текст той части, которая содержит сведения, позволяющие идентифицировать этот документ.

Верность копии с копии документа свидетельствуется только нотариусом и только в том случае, если она засвидетельствована в нотариальном порядке или копия документа выдана юридическим лицом, от которого исходит подлинный документ. При этом копия документа должна быть изготовлена на бланке этого юридического лица, содержать запись о том, что подлинный документ храниться в делах данного юридического лица, а также быть заверенной подписью его руководителя.

Во всех случаях копия документа или выписка из него, которая свидетельствуется нотариально, обязательно сличается с оригиналом документа. Без предъявления подлинного документа нотариальное свидетельствование его копии невозможно.

Екатерина ПАШКЕВИЧ, нотариус Гродненского нотариального округа.